金属项目贸易管理软件定制开发方案

1. 业务流程

1.1. 销售流程

1.1.1. 客商流程

1.1.1.1. 流程图

该流程为客商新客商信息流程，如下图:
客商的银行信息只需要作为供应商的情况下需要。
 
流程图1-1

1.1.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务	录入客商基础信息	客商信息
2	业务负责人	业务员提交审批到业务负责人，审核客商信息完整性
3	财务经理	审批客商信息
4	风控专员	审批客商信息
5	总经理	审批客商信息
6	风控总监	审批客商信息
7	执行董事	审批客商信息

1.1.1.3. 补充说明

1) 需要增加授信按钮用于对客商进行授信与等级设定，授信额度对应到每个业务部；
2) 增加集团授信功能，对整个集团下的公司按照统一授信管理；
3) 需要判断客商信息完整性；
4) 添加客商授信额度字段，该授信额度要自动能带到合同、提单中并需要自动计算授信余额。
5) 老客户维护：风控专员定期在系统中对已有的客商的信用额度进行重新审核，并调整客商等级。
6) 要同时能够分别填列不同的部门、不同的业务员和对方业务员的。
7) 客商关键信息（如营业执照，税务登记号，银行账户等）必须有权限人员才可以修改，其他基本信息可以由商务或其他相关人员进行维护调整，调整后及时生效。
 

1.1.2. 销售长单协议流程

1.1.2.1. 流程图

该流程为销售长单协议业务的流程图如下
流程图1-2

1.1.2.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与客户确认好长单协议在系统中创建销售长单协议，发起销售协议流程。	销售长单协议
2	业务副总、经理	业务提交长单协议到业务副总、经理审批。		销售长单协议
3	总经理	审批长单协议
4	业务	上传长单协议到系统中

1.1.2.3. 补充说明

1) 长单协议生效后可以根据长单协议做长单暂定价和长单点价合同；
 

1.1.3. 销售普通合同业务流程

1.1.3.1. 流程图

该流程为销售普通合同业务的流程图如下
流程图1-3

1.1.3.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与客户确认好合同在系统中创建销售合同，发起销售流程。	销售合同
2	商务	对业务提交的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应收款。合同分版本（我方、对方），我方版本在系统中打印自动后台打印合同并传真给客户，对方版本使用客户回传的合同。	应收款	销售合同
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
6	出纳	收到客户付款信息，在系统中制作收款发布单	收款发布单
7	商务	出纳发布收款信息后，商务制作收款登记，收到客户回传合同，复核合同信息后上传附件到销售合同中，同时点击按钮“回传确认”，确认合同回传。	收款单
8	商务	商务制作提单，提单中信用余额大于零，商务可以生效提单，提单自动传真给仓库	提单	提单
9	商务	仓库提单出库，商务需要制作销售出库单（过户）。若客户未提货，需要判断是否要过户到公司卡下。	销售出库单
10	财务	销售会计根据商务核对后的未开票清单开票，并将实际开票情况录入系统。	销售发票	销售发票

1.1.3.3. 销售配货

实际合同、零单暂定价、长单暂定价合同需要进行发货。通过与采购合同匹配进行配货。销售合同生效后，发货前还可以配货，点击按钮“更新配货信息”，更新采购合同信息到销售合同中(注：配货数量不能大于销售合同数量）。
 

1.1.3.4. 补充说明

2) 销售合同生效后自动根据是否传真字段判断是否自动发送传真给客户；
3) 销售合同中添加下单时的期货主力合约价格；
4) 可通过APP下单；
5) 价格与期货主力合约关联，上下浮动超1%由上一级审批（比例可以更改）；
6) 录入要素：单号（系统提示）、客户（选择）、价格&吨数、品种（选择）、品牌（选择）、规格（选择）、仓库（选择）、付款方式（选择）、出票月（选择）；
7) 对应提单风险控制：控制客户的可用余额是否满足本次提单的发货金额。提单余款计算规则：信用余额=客户的资金的余额+客户的授信额度》=0 判断是否可以发货；
8) 对应销售的商品，如果客户当天没有提货，需要提醒没有过户到我公司卡下；
9) 销售合同要增加类型：实际合同、暂定价合同，点价合同；
10) 销售合同中添加“生成应收款”、“取消应收款按钮”，用于生成或取消应收款；
11) 执行合同违约提醒（三天提醒），合同一旦作废，系统需要预警。（合同生效没有生成应收款统计）；
12) 点价期提醒，客户在点价合同到期前还没有点价的需要提醒商务、业务员(提前7天)。增加点价到期报表方便商务、业务每天查看相关点价合同；
13) “待出库清单”列示销售合同签订并生效后即刻产生的配货信息；
 

1.1.4. 销售暂定价合同业务流程

1.1.4.1. 流程图

该流程为销售暂定价合同业务的流程图如下
图1-4

1.1.4.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与客户确认好合同在系统中创建销售合同，发起销售流程。	销售合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应收款。合同分版本（我方、对方），我方版本的在系统中打印自动后台打印合同并传真给客户，对方版本使用客户回传的合同。	暂定价应收款	销售合同
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。	暂定价应收款
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。	暂定价应收款
6	出纳	收到客户付款信息，在系统中制作收款发布单	收款发布单
7	商务	出纳发布收款信息后，商务制作收款登记，收到客户回传合同，复核合同信息后上传附件到销售合同中，同时点击按钮“回传确认”，确认合同回传。	收款单
8	商务	商务制作提单，提单中信用余额大于零，商务可以生效提单，提单自动传真给仓库	提单	提单
9	商务	仓库提单出库，商务需要制作销售出库单（过户）。若客户未提货，需要判断是否要过户到公司卡下。	销售出库单

 

1.1.4.3. 补充说明

1) 暂定价合同需要录入点价期限及截止日期；
2) 暂定价合同生成的应收款点价后自动取消，对应的收款自动分配到相应的点价合同中；
3) 销售合同生效后自动根据是否传真字段判断是否自动发送传真给客户；
4) 暂定价合同对应的出库单不能生成发票；

1.1.5. 销售点价合同业务流程

1.1.5.1. 流程图

该流程为点价合同流程：

图1-5

1.1.5.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与客户确认好合同在系统中创建销售合同，发起销售流程。	销售合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成实际应收款，同时取消对应数量的暂定价应收款。合同分版本（我方、对方），我方版本在系统中打印自动后台打印合同并传真给客户，对方版本使用客户回传的合同。	点价应收款	销售合同
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。	点价应收款
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。	点价应收款
6	销售会计	销售会计根据未开票清单开票，并将实际开票情况录入系统。	销售发票

1.1.5.3. 补充说明

1) 点价合同与暂定价合同与提单要有钩稽关系；
2) 点价合同生成应收款自动冲销暂定价合同的应收款与收款单；
3) 点价合同不能生成提单；
4) 合同生成应收款自动冲销暂定价合同的应收款；
5) 点价合同与暂定价合同与提单要有钩稽关系：点价合同中选择需要点价的暂定价合同号使点价合同与暂定价合同以及提单有钩稽关系；
6) 销售合同生效后自动根据是否传真字段判断是否自动发送传真给客户；
 

1.1.6. 销售长单暂定价业务流程

1.1.6.1. 流程图

该流程为销售长单暂定价业务的流程图如下
图1-6

1.1.6.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与客户确认好合同在系统中创建销售合同，发起销售流程。	销售合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应收款。合同分版本（我方、对方），我方版本的在系统中打印自动后台打印合同并传真给客户，对方版本使用客户回传的合同。	长单暂定价应收款	销售合同
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。	长单暂定价应收款
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。	长单暂定价应收款
6	出纳	收到客户付款信息，在系统中制作收款发布单	收款发布单
7	商务	出纳发布收款信息后，商务制作收款登记，收到客户回传合同，复核合同信息后上传附件到销售合同中，同时点击按钮“回传确认”，确认合同回传。	收款单
8	商务	商务制作提单，提单中信用余额大于零，商务可以生效提单，提单自动传真给仓库	提单	提单
9	商务	仓库提单出库，商务需要制作销售出库单（过户）。若客户未提货，需要判断是否要过户到公司卡下。	销售出库单

 

1.1.6.3. 补充说明

1) 长单暂定价合同需要选择长单协议号；
2) 销售合同生效后自动根据是否传真字段判断是否自动发送传真给客户；
3) 长单暂定价合同对应的出库单可以生成发票，长单结算后；

1.1.7. 销售长单点价业务流程

1.1.7.1. 流程图

该流程为长单点价合同流程：

图1-7

1.1.7.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与客户确认好合同在系统中创建销售合同，发起销售流程。	销售合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批。合同分版本（我方、对方），我方版本在系统中打印自动后台打印合同并传真给客户，对方版本使用客户回传的合同。	长单点价应收款	销售合同
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。

1.1.7.3. 补充说明

1) 长单点价合同与长单暂定价合同需要做长单结算形成实际应收款，长单暂定价合同应收款自动冲销为零；
2) 长单点价合同不能生成应收款；
3) 长单点价合同不能生成提单；
4) 长单点价合同需要选择长单协议号；
 

1.1.8. 销售长单结算流程

1.1.8.1. 流程图

该流程为长单点价合同流程：

图1-8

1.1.8.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	商务制作长单结算选择需要长单点价与长单暂定价合同	销售长单结算单
2	业务副总、经理	业务提交结算单到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成实际应收款，同时取消对应暂定价应收款。	长单结算应收款	销售合同
3	销售会计	销售会计根据未开票清单开票，并将实际开票情况录入系统。

1.1.8.3. 补充说明

1) 长单结算单中的长单点价合同与长单暂定价合同的大数必须相同，并且长单暂定价合同都已发货出库；
2) 长单结算后自动生成实际应收款，并冲销长单暂定价合同应收款为零；
3) 相同长单协议号的合同才能一起结算；
 

1.1.9. 销售折让流程

1.1.9.1. 流程图

该流程为销售折让流程：
图1-9

1.1.9.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与客户确认好折让信息在系统中创建销售折让单，发起销售折让流程。	销售折让单
2	商务	对业务提交的的折让单信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，调整对应合同的应收款。	调整合同应收款	销售折让单
4	总经理	折让金额大于1万，需要总经理审批。	调整合同应收款
5	商务	上传附件

1.1.9.3. 补充说明

1) 添加折让申请单
2) 折让申请单生效调整出库的实际应收款
 

1.1.9.4. 收款流程

1.1.9.5. 流程图

该流程为在业务收款登记的流程。

图1-10

1.1.9.6. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	出纳	出纳收到收款信息，在系统中制作收款发布单，发布收款信息	收款发布单
2	商务	看到收款发布信息，领用收款信息，在系统中制作收款登记，冲销应收款	收款登记

1.1.9.7. 补充说明

1) 出纳收到收款信息，在系统中制作收款发布单，发布收款信息；
2) 看到收款发布信息，领用收款信息，在系统中制作收款登记，冲销应收款。当天发布的收款信息必须当天领用完；
3) 如果某个部门多领了，需要内部转帐单处理。
 

1.1.10. 统计报表

1) 已出库未开票成本统计
2) 应收账款汇总表
3) 应收账款明细表
4) 暂定价合同点价有效期预警
5) 提单统计表
6) 作废合同统计表
7) 暂定价合同统计表
8) 未配货合同统计
9) 已配货未出货统计
10) 销售成本统计
 

1.2. 采购流程

1.2.1. 实际采购合同业务流程

1.2.1.1. 流程图

该流程为实际采购合同业务的流程,流程图如下
图1-11

1.2.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与供应商确认好合同在系统中创建采购合同，发起采购流程。	采购合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用供应商回传的合同。	应付款
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
6	商务	根据订单合同，提交资金付款申请	付款申请	付款申请
7	财务经理	对商务提交的付款进行审批
8	业务员	业务员审核对应的合同的付款信息
9	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用客户回传的合同。
10	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
11	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
12	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单
13	商务	收到供应商提单发给仓库，做提单过户，收到仓库提单入库数据，商务需要制作采购入库单（过户）。	采购入库单
14	财务	收到供应商发票，将实际收票情况录入系统。	采购发票

1.2.1.3. 补充说明

1) 采购合同要增加类型：实际合同、零单暂定价、零单点价、长单暂定价、长单点价、暂定价合同需要添加“点价期限”；
2) 采购合同中添加“生成应付款”、“取消应付款按钮”，用于生成或取消应付款；
3) 执行合同违约提醒（三天提醒），合同一旦作废，系统需要预警。（合同生效没有生成应付款统计）
4) 提单已开但是未提货且未过户提醒：采购已收货未过户统计
5) 供应商合同限额控制：根据供应商等级设置限额，单笔合同不能超过合同设置的限额，否则不允许保存
6) 欠票额度：根据供应商等级设置欠票额度，未开票额度超过限额不允许新增合同；

1.2.2. 暂定价业务流程

1.2.2.1. 流程图

该流程为暂定价合同点价业务的流程如下图所示：
图1-12

1.2.2.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与供应商户确认好合同在系统中创建采购合同，发起采购流程。	采购合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用供应商回传的合同。	暂定价应付款
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
6	商务	根据订单合同，提交资金付款申请	付款申请	付款申请
7	财务经理	对商务提交的付款进行审批
8	业务员	业务员审核对应的合同的付款信息
9	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用供应商回传的合同。
10	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
11	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
12	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单
13	商务	收到供应商提单后发给仓库，系统中录入提单，收到仓库提单入库数据，商务需要制作采购入库单。	采购入库单

1.2.2.3. 补充说明

1) 出纳实际付款金额不能大于申请金额。
2) 暂定价合同允许先付款再分批点价或分批付款分批点价操作。

1.2.3. 点价业务流程

1.2.3.1. 概要描述

该流程为点价合同业务流程流程图如下
图1-13

1.2.3.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与供应商确认好合同在系统中创建采购合同，发起采购流程。	采购合同
2	商务	对提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用客户回传的合同。	实际应付款
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
6	财务	收到供应商发票，将实际收票情况录入系统。	采购发票

1.2.3.3. 补充说明

1) 点价合同生成应付款自动冲销暂定价合同的应付款与付款单。
2) 点价合同与暂定价合同与提单要有钩稽关系
3) 该流程点价合同不能生成提单。

1.2.4. 采购长单暂定价流程

1.2.4.1. 流程图

该流程为采购长单暂定价业务的流程图如下
图1-14
 
流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与供应商户确认好合同在系统中创建采购合同，发起采购流程。	采购合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用供应商回传的合同。	暂定价应付款
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
6	商务	根据订单合同，提交资金付款申请	付款申请	付款申请
7	财务经理	对商务提交的付款进行审批
8	业务员	业务员审核对应的合同的付款信息
9	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用供应商回传的合同。
10	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
11	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
12	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单
13	商务	收到供应商提单后发给仓库，系统中录入提单，收到仓库提单入库数据，商务需要制作采购入库单。	采购入库单

 

1.2.4.2. 补充说明

4) 长单暂定价合同需要选择长单协议号；
5) 采购合同生效后自动根据是否传真字段判断是否自动发送传真给客户；
6) 长单暂定价合同对应的出库单可以生成发票，长单结算后；

1.2.5. 采购长单点价业务流程

1.2.5.1. 流程图

该流程为长单点价合同流程：
图1-15

1.2.5.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与供应商确认好合同在系统中创建采购合同，发起采购流程。	采购合同
2	商务	对业务提交的的合同信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批。合同分版本（我方、对方），我方版本在系统中打印自动后台打印合同并传真给供应商，对方版本使用供应商回传的合同。	长单点价应付款	采购合同
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。

1.2.5.3. 补充说明

5) 长单点价合同与长单暂定价合同需要做长单结算形成实际应付款，长单暂定价合同应付款自动冲销为零；
6) 长单点价合同不能生成应付款；
7) 长单点价合同不能生成提单；
8) 长单点价合同需要选择长单协议号；
 

1.2.6. 采购长单结算流程

1.2.6.1. 流程图

该流程为长单点价合同流程：
图1-16

1.2.6.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	商务制作长单结算选择需要长单点价与长单暂定价合同	采购长单结算单
2	业务副总、经理	业务提交结算单到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成实际应收款，同时取消对应暂定价应收款。	长单结算应收款	采购合同
3	采购会计	采购会计根据未开票清单开票，并将实际开票情况录入系统。

1.2.6.3. 补充说明

4) 长单结算单中的长单点价合同与长单暂定价合同的大数必须相同，并且长单暂定价合同都已发货出库；
5) 长单结算后自动生成实际应收款，并冲销长单暂定价合同应收款为零；
6) 相同长单协议号的合同才能一起结算；
 

1.2.7. 采购折让流程

1.2.7.1. 流程图

该流程为采购折让流程：
图1-17

1.2.7.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	业务员与供应商确认好折让信息在系统中创建采购折让单，发起采购折让流程。	采购折让单
2	商务	对业务提交的的折让单信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，调整对应合同的应付款。	调整合同应付款	采购折让单
4	总经理	折让金额大于1万，需要总经理审批。	调整合同应付款
5	商务	收到供应商上折让单，上传附件

1.2.7.3. 补充说明

3) 添加折让申请单
4) 折让申请单生效调整入库的实际应付款
 

1.2.8. 货款付款业务处理流程

1.2.8.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购业务中，由于在提货时需要支付货款的采购付款流程，流程图如下。
图1-18

1.2.8.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	根据订单合同，提交资金付款申请	付款申请	付款申请
2	财务经理	对商务提交的付款进行审批
3	业务员	业务员审核对应的合同的付款信息
4	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用供应商回传的合同。
5	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
6	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。
7	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单

1.2.8.3. 补充说明

1) 如是上家与下家有关联，那么需要先制作采购合同，再制作采购合同，并且需要选择采购合同号，这样在付款时可以关联出对应的采购合同是否已收款，如果已收款，出纳在付款可以付款，如果没有收到则不允许付款；
2) 实际付款金额不允许大于申请金额
3) 收到上家采购发票后，才可以给下家采购发票。

1.2.8.4. 其他采购付款处理流程

1.2.8.4.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购业务中，由于在当天提货时需要支付余款、尾款、退款等其流程图
1-19

1.2.8.4.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	根据订单合同，提交资金付款申请	付款申请	付款申请
2	财务经理	对商务提交的付款进行审批
3	业务员	业务员审核对应的合同的付款信息
4	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批，审批通过，自动生成应付款。对方版本使用客户回传的合同。
5	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
6	执行董事	合同金额大于1200万，需要执行董事审批。
7	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单

l 

1.3. 合同违约、作废流程

1.3.1. 合同违约作废处理流程

1.3.1.1. 流程图

该流程为合同在执行过程中违约、作废的处理流程，如下图
图1-20

1.3.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	发起合同违约处理单	采购合同
2	商务	对提交的的处理单信息进行复核
3	业务副总、经理	业务提交处理单到业务副总、经理审批，审批通过，自动对应合同的账款金额。
4	总经理	合同金额大于1200万，需要总经理审批。
5	执行董事	合同金额大于2000万，需要执行董事审批。

 

1.3.1.3. 统计报表

合同违约、作废统计表
 

1.4. 磅差流程

图1-21

1.4.1. 上家承担磅差业务处理流程

1.4.1.1. 流程图

该流程适用于在日常采购、销售业务中，采购提单数量与销售提单的数量不一致的情况产生磅差，并由上家承担磅差的处理的业务流程，流程图：

图1-22

1.4.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	发现磅差
2	商务	判断正负磅差
3	商务	正磅差	磅差调整单、其他入库单
4	商务	负磅差，与仓库、上家、下家、物流、业务员联系调整磅差
5	商务	与上家联系调整采购提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
6	商务	与下家联系调整销售提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
7	商务	上下家调整后还有磅差，那么需要进行磅差处理。
8	商务	上家承担磅差，开票数量不变金额减少或重新开票	磅差调整单、其他出库单

1.4.2. 下家承担磅差业务处理流程

1.4.2.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购、销售业务中，采购提单数量与销售提单的数量不一致的情况产生磅差，并由下家承担磅差的处理的业务流程：
图1-23

1.4.2.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	发现磅差
2	商务	判断正负磅差
3	商务	正磅差	磅差调整单、其他入库单
4	商务	负磅差，与仓库、上家、下家、物流、业务员联系调整磅差
5	商务	与上家联系调整采购提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
6	商务	与下家联系调整销售提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
7	商务	上下家调整后还有磅差，那么需要进行磅差处理。
8	商务	下家承担磅差，开票数依据提单或开票数量减少金额不变	磅差调整单、其他出库单

1.4.2.3. 补充说明

1) 在下级承担磅差中，俩种处理方法：1、下家承担磅差，开票数依据提单2、开票数量减少金额不变；
2) 用其他出库清除磅差部分对库存的影响；

1.4.3. 物流承担磅差业务处理流程

1.4.3.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购、销售业务中，采购提单数量与销售提单的数量不一致的情况产生磅差，并由物流承担磅差的处理的业务流程：
图1-24

1.4.3.2. ：流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	发现磅差
2	商务	判断正负磅差
3	商务	正磅差	磅差调整单、其他入库单
4	商务	负磅差，与仓库、上家、下家、物流、业务员联系调整磅差
5	商务	与上家联系调整采购提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
6	商务	与下家联系调整销售提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
7	商务	上下家调整后还有磅差，那么需要进行磅差处理。
8	商务	物流承担磅差，上下家开票数依据上下家提单开票。有俩种处理方法：1、减少物流公司开票金额（付款金额额） 2、把物流公司当客户销售给物流公司走销售流程	磅差调整单、其他出库单

 

1.4.3.3. 补充说明

1) 在物流承担磅差中，有俩种处理方法： 1、减少物流公司开票金额（付款金额），2、把物流公司当客户销售给物流公司走销售流程；
2) 用其他出库清除磅差部分对库存的影响；

1.4.4. 仓库承担磅差业务处理流程

1.4.4.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购、销售业务中，采购提单数量与销售提单的数量不一致的情况产生磅差，并由仓库承担磅差的处理的业务流程。流程设计：内勤、物流公司
流程图
图1-25

1.4.4.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	发现磅差
2	商务	判断正负磅差
3	商务	正磅差	磅差调整单、其他入库单
4	商务	负磅差，与仓库、上家、下家、物流、业务员联系调整磅差
5	商务	与上家联系调整采购提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
6	商务	与下家联系调整销售提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
7	商务	上下家调整后还有磅差，那么需要进行磅差处理。
8	商务	仓库承担磅差：仓库补货，做磅差处理、其他入库。	磅差调整单、其他入库单

1.4.4.3. 补充说明

1) 在物流承担磅差中，减少物流公司开票金额（付款金额），2、把物流公司当客户销售给物流公司走销售流程；
2) 用其他出库清除磅差部分对库存的影响；

1.4.5. 业务员承担磅差业务处理流程

1.4.5.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购、销售业务中，采购提单数量与销售提单的数量不一致的情况产生磅差，并由业务员承担磅差的处理的业务流程。流程图
图1-26

1.4.5.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	发现磅差
2	商务	判断正负磅差
3	商务	正磅差	磅差调整单、其他入库单
4	商务	负磅差，与仓库、上家、下家、物流、业务员联系调整磅差
5	商务	与上家联系调整采购提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
6	商务	与下家联系调整销售提单数量，调整后没有磅差那么视为无磅差	提单数量调整
7	商务	上下家调整后还有磅差，那么需要进行磅差处理。
8	商务	业务员承担：上面几种情况都处理完，还有磅差那么这种磅差业务员需要承担。承担原则，已磅差数量与最高单价来处罚业务员	磅差调整单、其他出库单

1.4.5.3. 补充说明

1) 业务员承担：若分析属于业务员的责任，经审批后，由业务员承担；
2) 用其他出库清除磅差部分对库存的影响；

1.4.6. 统计报表

1) 磅差统计
2) 磅差待处理清单
 

1.5. 期货业务流程

1.5.1. 期货下单业务处理流程

1.5.1.1. 流程图

该流程为期货业务的处理流程，如下图
图1-14

1.5.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	发起期货下单	期货单
2	业务员	区分下单类型：套保、套利、单边，如果是套保类型，则需要对应现货合同	设置对应现货合同
3	业务员	单笔期货下单金额不能大于1200万
4	业务员	如果是虚拟平仓，不发送数据给交易所，同时生成虚拟开仓数据，虚拟开仓与平仓的价格有业务手工录入	虚拟开仓
5	业务员	期货实行动态的套保管理，动态200吨敞口，收盘前套保总量不能低于85%

 

1.5.2. 期货现货业务处理流程

 

1.5.2.1. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	期货下单	期货单
2	业务员	区分下单类型：套保、套利、单边，如果是套保类型，则需要对应现货合同	设置对应现货合同
3	业务员	期货下单与现货钩稽	勾选现货

1.5.3. 期货开仓与平仓钩稽业务处理流程

 

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务员	期货下单	期货单
2	业务员	期货平仓清单
3	业务员	期货平仓与开仓现货钩稽	勾选开仓

 

1.5.3.1. 补充说明

1) 区分：套保、套利、单边：
2) 套保要关联现货批号
3) 实时查询保证金余额
4) 期货实行动态的套保管理，收盘前套保总量不能低于85%.
5) 汇大的单边也在期现系统内实现。
 

1.5.3.2. 统计报表

期货交易汇总表

2. 发票与资金管理流程

2.1. 发票流程

2.1.1. 正常发票处理流程

2.1.1.1. 概要描述

该流程适用于在日常发票业务流程。商务或财务收到或开出发票，财务根据提单（出、入库）登记发票流程图
图2-1

2.1.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务、财务	线下开票、收到发票
2	财务	根据提单生成发票	发票登记	发票登记

 

2.1.2. 进销项发票多开处理流程

2.1.2.1. 概要描述

该流程适用于在日常业务中进销项发票多开的业务流程，流程图：
图2-2

2.1.2.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	财务	发现发票多开，收到或下次发票少开，在系统制作发票调整单	发票调整单

 

2.1.2.3. 补充说明

1) 进销项发票多开需要使用发票调整单调整；
 
 
 

2.2. 收款流程

2.2.1. 收款流程

2.2.1.1. 流程图

该流程为在业务收款登记的流程，流程图：
该流程为在业务收款登记的流程。

图2-3

2.2.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	出纳	出纳收到收款信息，在系统中制作收款发布单，发布收款信息	收款发布单
2	商务	看到收款发布信息，领用收款信息，在系统中制作收款登记，冲销应收款	收款登记

2.2.1.3. 补充说明

4) 出纳收到收款信息，在系统中制作收款发布单，发布收款信息；
5) 商务看到收款发布信息，领用收款信息，在系统中制作收款登记，冲销应收款。当天发布的收款信息必须当天领用完；
6) 如果某个部门多领了，需要内部转帐单处理。
 
 
 

2.3. 采购付款流程

2.3.1. 货款付款业务处理流程

2.3.1.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购业务中，由于在提货时需要支付货款的采购付款流程，流程图如下。
图2-4

2.3.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	根据订单合同，提交资金付款申请	付款申请	付款申请
2	财务经理	对商务提交的付款进行审批
3	业务员	业务员审核对应的合同的付款信息
4	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批
5	总经理	付款金额大于1200万，需要总经理审批。
6	执行董事	付款金额大于2000万，需要执行董事审批。
7	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单

2.3.1.3. 补充说明

1) 如是上家与下家有关联，那么需要先制作销售合同，再制作采购合同，并且需要选择销售合同号，这样在付款时可以关联出对应的销售合同是否已收款，如果已收款，出纳在付款是可以付款，如果没有收到则不允许付款；
2) 实际付款金额不允许大于申请金额
3) 收到上家发票后，才可以给下家发票。

2.3.1.4. 其他采购付款处理流程

2.3.1.4.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购业务中，由于在当天提货时需要支付余款、尾款、退款等其流程图
图2-5

2.3.1.4.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	根据订单合同，提交资金付款申请	付款申请	付款申请
2	财务经理	对商务提交的付款进行审批
3	业务员	业务员审核对应的合同的付款信息
4	业务副总、经理	业务提交合同到业务副总、经理审批。
5	总经理	付款金额大于1200万，需要总经理审批。
6	执行董事	付款金额大于2000万，需要执行董事审批。
7	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单

2.4. 费用流程

2.4.1. 运费付款流程

2.4.1.1. 概要描述

该流程为在实际业务中需要向物流公司费用的付款单流程,流程图：
图2-6

2.4.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	商务	收到发票，与系统中的数据核对是否正确	费用付款申请	费用付款申请
2	会计	对商务提交的付款进行审批
3	财务经理	对提交的付款进行审批
4	业务经理	对提交的付款进行审批
5	总经理	提交到总经理审批
6	执行董事	付款金额大于1万，需要执行董事审批。
7	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单

 

2.4.1.3. 补充说明

1) 费用付款单必须有对应的审核后的出、入库单作为支付的依据。
2) 对应仓储费如果付款后，7天没有到发票的必须提醒；
3) 运输费用，仓库相关费用利用“费用付款”提交审批并列入对应统计表单；
 

2.5. 保证金流程

2.5.1. 采购保证金流程

2.5.1.1. 概要描述

该流程适用于在日常采购业务中，支付货款保证金和冲销货款流程，流程图如下。

图2-7

2.5.1.2. 流程说明

序号	操作部门/岗位	步骤说明	输入资料	输出资料
1	业务	制作保证金付款单	采购保证金管理	付款申请
2	财务经理	对提交的付款进行审批
3	业务经理	对提交的付款进行审批
4	总经理	大于1200万提交到总经理审批
5	执行董事	付款金额大于2000万，需要执行董事审批。
6	出纳	出纳付款，并在系统中生效付款单
7	商务	重新部分货款，制作保证金冲销单	保证金重新货款单

 

2.5.1.3. 补充说明

 
 
 

3. 统计分析

1. 
2. 
3. 

3.1. 应收帐款统计表

部门	业务员	品名	客户	合同编号	合同日期	合同数量	已发货数量	未发货数量	应收金额	已收金额	应收账款余额

 

备注：
1、仅反映销售形成的应收账款
2、按权限设置可视范围
3、仅列示应收账款余额不等于零的明细
4、截止时间默认系统日并可修改

3.2. 应付帐款统计表

部门	业务员	品名	供应商	合同编号	合同日期	合同数量	已入库数量	待入库数量	应付金额	已付金额	应付账款余额
合计

 

备注：
1、仅反映采购形成的应付账款
2、按权限设置可视范围
3、仅列示应付账款余额不等于零的明细
4、截止时间默认系统日并可修改

3.3. 应收应付帐款统计表

客商名称	往来余额	应收账款余额	应付账款余额

 

备注：
1、按权限设置可视范围
2、截止时间默认系统日并可修改
3、仅列示应收应付均有余额的明细
4、本表财务部门、业务负责人、总经理、总部职能部门可以查看。
5、如果反映到客商名下，不以单号区分明细，，以各笔合计统计金额，以最后一笔发生日期计算账龄天数

3.4. 库存与头寸日报表

 
说明：

3.5. 日报表

 
1. 按权限设置可视范围
2. 年累计平仓盈亏汇大仅总经理、财务经理、部门经理可见
3. 现货盈亏不含VAT
4. 现货盈亏要扣除运费（运费要考虑VAT）
5. 每个部门的负责人，仅可看到本部门经营业绩，业务部门经理以下人员不得看到上述数据

3.6. 磅差统计表

 
图-1
 
图-2
该统计表主要通过卡号关联统计上下家提单，并对上下家提单数量进行比对，如果存在差异则视为磅差，存在磅差的情况，联系上下家，并在出、入库单中调整数量中进行调整，调整好后在（图-2）中可查看调整后差异，如果还存在差异，我们视为真正的磅差，通过“磅差处理单”处理磅差。

3.7. 采购未收票明细表

部门	业务员	品名	供应商	合约号	合同数量	入库提单数量	入库实际数量	单价	金额	入库日期	欠票天数
合计

 

1、目的：为了知道待收采购发票的明细清单
2、按权限设置可视范围
3、所有已入库的货物均列示，未点价不列示单价与金额
4、欠票天数入库月的25号为开始计算

 

3.8. 销售待开票明细表

部门	业务员	品名	客户	合约号	合同数量	出库提单数量	出库实际数量	单价	金额	出库日期	待开票天数
合计

 

1、目的：为了知道待开销售发票的明细清单
2、按权限设置可视范围
3、所有已经出库的货物均列示，包括未点价，未点价不列示单价与金额 4、待开票天数入库月的25号为开始计算

3.9. 采购提单未过户统计

 
1、目的：了解采购货物没有过户的明细，用于后期分析采购过户的合理性与必要性
2、按权限设置可视程度
3、如果一对多的销售，可以客户中将多个客户分行列示。
 
 

3.10. 分类销售汇总

 
 

3.11. 客商对账单

 
1、未点价的，以暂定价确认货物价值。
2、涉及截止时点前该供应商未开票与未付款有余额的合同全部列示
3、截止时间，人工录入，其他事项人工录入。
 

3.12. 库存明细统计表

 
1、目的：让商务人员清晰知道没有查询实数的明细，便于查询实数
2、按权限设置可视范围
3、将没有实际入库单与出库单数量的全部列示
4、可按商务人员姓名检索，便于商务人员查看。
 

3.13. 采购清单

 
1、入库日期：如果一批货分几次入库的，显示最后一次入库时间。
2、每一行明细右键后，可以选择关联合同、付款、入库、发票信息。
3、如果采购尚未点价，采购单价与采购金额显示为0。
4、按权限设置可视范围
 

3.14. 销售清单

该表主要统计库存结余数据，可根据日期查询，并按部门列示。
 

3.15. 采购未点价统计表

 
1、点击每一行，可以查看该合同页面。
2、按权限设置可视范围
3、截止时间默认系统日并可修改
 

3.16. 采购未点价统计表

 
1、点击每一行，可以查看该合同页面。
2、按权限设置可视范围
3、截止时间默认系统日并可修改

3.17. 作废合同统计表

 
1、按权限设置可视范围

3.18. 异常合同统计表

 
1、按权限设置可视范围
2、异常合同指没有履约完毕的合同，不包括作废合同、不包括尾差合同。

3.19. 磅差待处理清单

 
1、截止日期前，只要实数有差异，全部列示。
2、由于库存亦可能在本表内列示，故设置差异范围可选择，以人工方式排除可能的库存，便于筛选出真实的磅差。
3权限设置可视程度
4、判别出属于磅差的合约，可直接点击生成磅差处理单，并转入后续流程处理。