3、可靠性
所谓可靠性,是指确保信息能免于错误及偏差,并能忠实反映它想要反映的现象或状况。
信息必须是真实的。目前在会计工作中引起广泛注意的有关会计信息失真.问题,就是指会计信息不能够真实地反映客观情况。这种不真实有些是技术上的原因,误记、算错的情况,例如企业的存货是49件,误记为94件;不真实还可能是由于违法违规操作引起的。根据这些失真的信息,决策者无法做出决策,或者做出了错误的决定。
信息还必须是可核的,由具有相近背景的不同人员分别采用同一种方法对同一事项进行处理,要能够得到相同的结果;信息还必须具有中立性,不能有偏见。
4、及时性
决策者在进行决策的过程中,需要及时地得到信息。信息的及时性包括信息的产生要及时,信息的传递也要及时。例如,在客户信用审核中,如果迟迟不能收集到客户的赊销记录和财务状况,或者收集了以后没能够及时传递到决策者手工,那么这些信息就是不及时的,对决策也就没有什么用处。
5、可理解性
信息必须能够让信息的接收者可以理解。可理解性需要从信息的发送方和接收方两个角度来分析。
从信息的发送方来说。在表达信息的时候,大多数情况下需要用到语言,需要使用自然语言,也需要使用专业的、技术性的语言,例如,会计方面的术语、计算机方面的术语等。在语言的运用上,要力求让决策者明了。如果信息中包含太多的代码或缩写,而决策者对此又不熟悉的话,则可理解性大大降低。我们也可以采用语言之外的其他形式来增加信息的可理解性,如用表格、图形、声音等,能够更为直观地传递信息。在信息的展示中,对于重点的、例外的情况,可以采用加黑等方法突出显示,并进行详细解释。这其实体现了重要性原则。
对于信息的接收方,也就是决策者来说,决策者也必须加强学习,提高在专业领域的理解力,例如,企业的高层管理者需要学习一些基础的会计知识,能够理解会计的基本术语。接收方也需要在事先和发送方进行沟通,表达出自己的要求,方便发送方按照接收方的要求“量体裁衣”。
6、成本小于效益
信息的产生需要成本。例如,需要会计人员进行账务处理工作才能获得会计报表信息,信息质量要求愈高,所需要花费的成本愈高。信息也是有效益的,能够帮助决策者进行判断。如果信息的成本大于效益,那么从经济上来说,就不需要这个信息。从理论角度来说,这是很容易理解的事情。但需要指出的是,在很多情况下,有很多无形的成本和效益,这些是无法计算清楚的。而且,采用什么样的方法来进行成本和效益的比较,也是一个需要注意的问题。有关这个问题,在本书的第九章第五节中会有详细的介绍。
7、可比性
信息的可比性是要保证信息的使用者可以将两个信息进行比较,从而发现它们的异同之处。例如,在会计工作中,可以对会计报表进行比率计算,并可以将两个公司的比率进行比较和评价。但如果-一个公司采用的是先进先出法进行存货的计价,另一个公司采用的是后进先出法进行存货的计价,则这两个公司的报表就不能简单地进行直接比较。所以,在会计工作中,制定了会计准则、会计制度,这在很大程度上提高了会计信息的可比性。
8、一致性
信息的一致性是指对同一个对象在不同时候获得的信息可以进行比较。例如,在会计工作中采用的趋势分析法,就是根据一个企业两期或者连续数期的会计报表,将报表中的相同指标进行对比分析,确定其增减变动方向、数额和幅度,以反映企业的财务状况和经营成果的变动趋势,并对企业发展前景做出正确的推断。
(二)需要注意的问题
在信息的各个质量要求之间存在着冲突。例如,在进行销售决策时,如果.能够得到全面的信息当然好,但这就意味着需要花费更大量的时间、精力,这必然会降低及时性,贻误战机,也会增加信息的成本。再例如,在会计工作中一味追求准确性是不现实的。这是因为,会计工作本身具有一定的艺术性,对会计事项的处理只能规定- - 些相对合理的方法,但不能保证绝对的真实;另外,在一些时候并不需要很准确,如在管理会计中有关于外购和自制零部件的决策问题,在这个时候,我们并不强调关于外购成本的估算和自制成本的估算的精确,只要求能够大致准确即可。
这就是说,我们在判断具体信息的质量时,是有所侧重的,要根据决策的具体需要着重对信息的某方面的要求。例如,一个市场部管理人员需要及时了解新的广告策略的市场效果,他可以很快地收集一些地区的销售情况从而有一个大致的了解。在这个情形中,他更看重的是信息的及时性,而不是全面性和准确性。