摘 要
管理信息系统是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、加工、保存、维护和使用的系统。它能实测国民经济部门或企业的各种运行情况，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助决策，能利用信息控制国民经济部门或企业的活动，并帮助其实现规划目标。
本文以本人在学校的学生宿舍管理信息系统的开发过程为蓝本，详细阐述了管理信息系统开发的过程和基本方法。全文共分为：前言、系统需求分析、新系统逻辑方案、系统总体结构设计、系统详细设计、系统实施等七部分。通过对宿舍活动各环节产生的数据进行处理，将为上级管理层提供一系列有关宿舍情况的动态信息，使宿舍管理工作规范化、制度化、程序化，促进了宿舍管理的基础水平，避免了业务管理的随意性，提高信息处理的速度和准确性。
第一章 前言
1.1 MIS概述
MIS是英文Management Information System(管理信息系统)的缩写，是随着计算机技术和管理理论的发展而不断发展起来的，管理信息系统的创始人明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教授登·戴维斯（Gordon B·Davis）认为管理信息系统是一个利用计算机硬件和软件以及数据库等技术进行分析、计划、控制和决策的系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行和管理决策。MIS在20世纪70年代末80年代初被引进我国，在国内对MIS系统比较一致的看法是：它是一个由人和计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。它能从全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为并帮助实现其规划目标。我们的时代正迈向信息时代，信息的作用正变的越来越重要。信息已成为决定经济增长的战略资源，信息技术将是推动经济发展、社会进步的核心技术。随着信息化进程的加快，许多企业的管理人员都认识到信息管理的重要性，认识到利用先进的信息技术建立企业管理信息系统是企业获得竞争优势的必要手段。20年来，MIS在各行各业都得到了广泛的应用，随着我国信息化水平的不断提高，MIS应用范围不断扩展，在学生宿舍管理领域也得到了广泛的应用。
1.2 项目开发的背景
随着自学考试教育的普及和社会对该种学历教育的认可，有了越来越多的考生选择报考，随之而来的就是要求住宿学生的大量增加，由此导致宿舍管理工作日益繁重，而现有工作人员不足，又是采用基本手工的操作方式进行，显然无法满足日益增长的宿舍管理业务工作的需要。因此，为了更加有效的做好宿舍管理工作，为广大学生提供方便、快捷、满意的服务，开发出一套能够进行实时处理的管理信息系统迫在眉睫。本系统就是根据在自学考试住宿中遇到的实际问题进行设计开发。
1.3 项目开发的目标
由于先前宿舍管理的工作流程建立在手工操作之上而导致处理速度过慢，不能满足上级管理层和住宿学生的要求，所以新系统开发的目标是：适应快速增长学生数的要求，立足于现有的人力资源，充分利用计算机的强大功能，加强住宿工作各阶段的科学管理，并对管理决策提供良好支持。具体来说学生宿舍管理系统有如下功能：
1、 对于入住新生的资料、交费情况、每月每个宿舍的水电费等数据能够准确录入。只有对基本数据快速、准确的录入，才能为后继工作提供良好的支持。
2、 每月可以自动计算每位学生的水电费余额，对于水电费余额不足或拖欠的学生系统将给出报警信息，并生成水电费历史清单，供查询。该功能能够节省大量人力，发挥计算机的优势。
3、 房间管理也是必不可少的。可以对宿舍房间的类型进行设置，对于空的铺位进行查询。
4、 数据查询和统计功能。这体现在能利用本系统的基础信息，通过一定的计算，向相关决策和管理人员提供面向业务的辅助决策方案。
5、 退房功能。对于要退房的学生，结算该生应退余额，打印清单，并删除该住户。
6、 安全性功能。要求所有操作员必须凭口令登录系统，按相应的权限使用系统，访客只具有查询权限，管理员具有最高权限，可以删除和添加操作员。
1.4 项目开发计划
管理信息系统是项系统化工程，必须用系统工程理论来指导管理信息系统的建设，所以必须遵守系统分析、系统设计、系统实施这样一个系统传递过程。
根据学生宿舍的现有资源情况、内外部环境、软硬件情况、人员配置情况，对学生宿舍管理信息系统的项目开发进度分为系统分析、需求分析、总体设计、详细设计、系统实施、系统维护六个阶段，具体进度安排如下：
第二章 系统需求分析
系统需求分析是指在管理信息系统开发的生命周期中系统需求分析阶段的各项活动和方法，应用系统思想和系统科学的原理进行系统需求分析工作的具体方法和技术。系统需求分析阶段是整个系统开发的关键，一般来说，建立管理信息系统首先要做好系统规划，在此基础上才能分批地实现各个应用项目的开发。
需求分析的目标是深入描述系统的功能和性能，确定系统设计的约束、同其它环境元素的接口细节，定义系统的其它有效性需求。需求分析阶段研究的对象是用户对系统的要求。一方面，必须全面理解用户的各项要求，但又不能全盘接受；另一方面，要准确的表达被接受的用户要求。只有经过确切描述的系统需求才能称为系统设计的基础。
系统需求分析工作是系统生存期中重要的一步，也是决定性的一步。只有通过系统需求分析，才能把系统功能和性能的总体概念描述为具体的系统需求规格说明书，从而奠定系统开发的就出。制定系统的需求规格说明不只是系统开发人员的事，用户也起着至关重要的作用。用户必须对系统功能和性能提出初步要求，并澄清一些模糊的概念，而系统开发人员则要认真了解用户的要求，细致地进行调查分析，把用户“做什么”的要求最终转换成一个完全的精细的系统逻辑模型并写出系统的需求规格说明，准确地表达用户的要求。
需求分析阶段的工作，主要包括以下四个方面：
2.1 原系统的调查
新系统是在原有系统的基础上进行更新并发展起来的，为了使新系统能够解决原有系统存在的问题，使其比原有系统工作地更加经济有效，就必须做好现有系统的调查。
系统调查的主要任务是了解原有流程做了什么，存在什么问题，所以调查的内容应该包括：主要输入模块、主要输出模块、处理功能模块、数据存储模块以及与其它系统的关系。
2.1.1 组织层次图
学生宿舍属于特殊行业，该宿舍为个人管理宿舍类型，根据调查所知，该宿舍主要由一位负责人，全权管理学生宿舍的各种事宜，下面的员工主要有日常管理员、维修人员、保洁员、保安人员等。各员工相互独立，各负其责。（参见下页图2.1）
各员工的具体职责如下：
日常管理员：负责管理学生的日常起居事宜，出售电话卡、洗澡票、抄水电表等。
维修人员：负责整个学生宿舍内部物品的维修。
保洁人员：负责清洁学生宿舍，保持整洁、卫生。
保安人员：负责学生宿舍的安全保卫工作。
图2.1 学生宿舍组织层次图
2.1.2 业务流程图
业务流程图是一种表明系统内各个单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，通过它能够使分析人员找出业务流程中的不合理迂回等。业务流程图的层次简单，可读性强；图中采用系统外部实体、系统中人员、单据报表账目、数据流向、处理、存储六种符号来表示各项内容。具体的相关符号说明如下：
于是在参照学生住宿的相关工作流程之后，逐个地对整个学生宿舍管理的处理内容、处理顺序、处理细节和处理要求进行了相关调查，弄清各个环节所需要的信息内容、信息来源、流经取向、处理方法、计算方法、提供信息的时间和信息表示形态（报表、表单、表格、输入输出内容、屏幕显示）等，并且把相关的调查结果用“业务流程图”表示出来（参见图.3）。
本系统业务流程共分为五个模块，分别是登记、交费、水电费管理、房间管理、退房；这五个模块构成了学生宿舍管理信息系统的主要业务流程：
登记：这一模块主要是对入住的学生进行合法身份的确认，登记详细的个人资料，包括姓名、出生日期、身份证号码、联系电话、家庭住址等，并与学生签订入住协议。
交费：对学生缴费情况进行记录，包括住宿费、预支水电费、押金等。
水电费管理：每月计算公共平摊的费用，并从学生缴费单中扣除水电费费用，形成历史水电费报表。
房间管理：根据学生要求分配房间，制定房间类型和收费标准。
退房：结算退房学生水电费剩余金额，并根据相应凭据退还押金。
2.2 现在系统存在的主要问题
从目前宿舍管理的操作情况来看，由于登记、交费、水电费管理等均是以手工操作为主，数据的传送大多为纸张传递的方式，因此常常造成信息传递的不及时和办公耗材的大量浪费，特别在自学教育发展前景被社会普遍看好的情况下，入住该宿舍的学生数量也有大幅增加，如何更好的利用宿舍资源，安排好学生的住宿生活，也成为该宿舍管理上的一个亟待解决的问题。然而现在数据在输入、存储、处理等管理方式上的落后已经远远不能满足管理上的功能要求了，所以，充分利用现有资源，立足于实际需求，开发一套功能完善、处理及时的管理信息系统，是一个必然的选择。
2.3 解决问题的可能方案
在入住的学生每年逐渐增加的情况下，确实需要一个有效的管理系统，可能的解决方案有以下几类：一是使用office之类的通用办公软件，可以完成报表打印等功能，但是却难以实现信息查询、信息共享和信息分析利用；二是使用通用的财务软件，优点是财务处理功能比较强大，但缺点是无法处理房间等其它信息；三是使用小型MIS软件，具有工作效率高，功能强大，易于操作等优点。
2.4 系统可行性分析
可行性分析的主要目标是：进一步明确系统的目标、规模和功能，对系统开发的背景、必要性和意义进行调查分析并根据需求提出开发系统地初步方案和计划。它对初步调查进行复审，重新明确问题，对所提系统大致规模和目标及约束进行论证。
因此本案例中对于学生宿舍管理信息系统的方案也要从经济可行性、技术可行性、使用（营运）可行性这三个方面进行分析，并论证学生宿舍管理信息系统建设的必要性和可能性。
2.4.1 经济可行性
即进行成本——效益分析，从经济角度判断系统开发是否“核算”。
1、 费用的支出
由于该学生宿舍管理系统是作为我的毕业设计而编写的，因此，该宿舍不需要支付任何费用。而在硬件方面，该宿舍已有一台老式电脑，是供公安部流动人口登记管理用的，只需要简单地升级一下，就可以满足系统要求。网络方面，因为暂时开发的是单机版系统，所以也不用架设网络。综合上述，可见开发系统在支出上的耗费是很小的。
2、 资金的收益
宿舍原来是采用手工作业的方式进行数据管理和文档处理，费时耗力，如果现在采用数据库电脑化管理，可以节约大量纸张、油墨等耗材，也可以节约大量的人力和时间，有效的提高了宿舍管理的质量和效率。更为重要的是，从长远的眼光来看，效益的回报是不断增加的。
总而言之，效益远远大于投入。
2.4.2 技术可行性
即进行技术风险评价，从开发者的技术实力、工作基础、问题的复杂性等方面出发，判断系统在开发时间、费用等限制条件下成功的可能性。
优秀的开发软件：它提供了完全可视化的开发环境，以直观的界面，简洁的语言，强大的功能，开放的系统为特色，便于管理和调试，使开发的效率大大提高。
2.4.3 营运可行性
指系统对组织机构的影响，现有人员和机构、设施、环境等对系统的适应性以及进行人员培训补充的可能性。
在硬件方面，宿舍内部已有一台电脑；软件方面，开发的该系统可以运行在WIN98/2000等多个操作下，且用户界面友好，易于操作，模块与模块之间相互独立，数据库具有保密性。而且在系统开发时，完全是根据宿舍管理原先的操作流程和操作习惯开发，对操作人员进行短期培训就能很快适应系统的运作，不必对业务流程进行重大的调整就能运作，缩短了开发的时间。另外系统对用户的权限进行了严格的分层控制，使宿舍中的不同人员既能够使用又不越权。总之系统已经存在了营运的可能性。
经过以上可行性调查研究，学生宿舍管理层最终决定开发出一套合适的宿舍管理信息系统。
第三章 新系统逻辑方案
为了建立一个满足用户需求的管理信息系统，系统开发人员应在深入调查、详细占有材料的基础上，集中分析管理活动中信息运动的规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动，满足用户管理决策活动中的信息需求。因此要对调查材料进行加工、提炼，抽出其中是反映企业中信息运动规律的部分，把用户的需求转化成对信息处理功能的要求，以建立新系统的逻辑模型，为下一步的系统总体设计工作打好基础。
3.1 数据流程图(DFD图)
数据流程图是一种能全面描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动、处理、和存储情况。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，只是用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，即所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。因此，数据流程图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是所有后续工作，如系统设计的主要依据之一。
数据流程图由四种基本成分组成：
① 外部项：指本系统之外的人或单位，它们和本系统有信息传递关系。
② 加工：描述系统对信息进行处理的逻辑功能。
③ 数据存储：逻辑意义上的数据存储环节。即系统信息处理功能需要的，不考虑存储 物理介质和技术手段的数据存储环节。
④ 数据流：表示流动着的数据，可以是一个数据，也可以是一组数据。
它们的符号表示如下：
图3.1 数据流程图图例
此外，为了规范化系统开发流程，有必要给数据流程图上的每个元素编上相应的编号，并在编号之前冠以大写字母，以此来区分不同的元素。
F……数据流 D……数据存储 P……加工 S……外部项
根据上一章对学生宿舍管理的业务流程图的描述，从系统的科学性、管理的合理性、实际营运的可行性角度出发，采用结构化的分析方法，自顶向下对系统进行分解，导出了学生宿舍管理系统的系统关联图、系统顶层图和系统一层图。
3.1.1 系统关联图
本系统管理的核心模块是水电费管理和房间管理，在此基础上，所涉及到的外部实体有三个：学生、管理员；涉及到的数据流有六个：住宿协议、个人交费单、水电费单、发票、退房单、结余清单。
确定了整个系统的外部实体和数据流后，把整个系统作为一个加工环节，由此绘制出学生宿舍管理系统的关联图。如下页图3.2所示：
F1：住宿协议 F3:水电费单
F2：个人交费单
F4：发票、收据
F6:结余清单
F5：退房单
图3.2 学生宿舍管理系统关联图
3.1.2 系统顶层图
以上数据关联图主要描述了系统与各外部实体间的信息联系，为了确定系统主要信息的处理功能，还要将系统进一步分解成：登记、交费、水电费管理、房间管理、退房。再确定每个加工的输入和输出的数据流以及与这些加工的有关的数据存储。根据各加工和数据存储环节的输入与输出数据流的关系，将外部项、各加工环节以及数据存储环节用数据流连接起来，为各个数据流、加工环节命名、编码，从而得出宿舍管理系统顶层图。如下页图3.3所示。
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