自动化办公软件业务模块功能介绍
来源:广州软件开发 编辑:广州软件开发公司 日期:2020-06-19
业务模块详细设计
个性化首页
提供多种首页的定制,可以给不同岗位用户定制不同的个性化首页。
公文处理
公文处理基于应用支撑平台提供的工作流设计工具和表单设计工具进行自定义设计,可以根据需要设计各类型的审批,如采购单、请假单等。
新建公文
进入系统后,选择新建标签,系统将当前登录用户有拟稿权限的公文模板按业务类别罗列出来。
选择要创建的公文的公文模板,系统将出现公文编辑窗口。
新建公文时,系统默认显示已经由系统管理员定义好的公文表单,可以对公文增加和删除附件、增加和删除参考资料、添加正文、公文保存、表单打印、发送等操作,还可以查看流程日志和表单日志。
未进入公文处理界面的操作
待处理公文列表
待处理公文列表包括待办公文和待阅公文。待办、待阅公文是按照办件和阅件进行区分显示。
流程日志
公文在流转过程中所经过的路径,可以通过流程日志来查看,在待办和待阅窗口中,可以查询每条公文的流程日志,系统显示该公文的流程日志。
快捷办理
当要处理公文时,有两种处理方式,一种是不需要打开公文就可以确定结果的公文,一种是必须打开查看详细资料后才能确定结果的公文。对于第一种,我们在待办和待阅中提供(批量)快捷办理的功能。
退回公文
有两种退回公文的方法,一种直接在待办公文中快速退回,一种打开公文后选择相应的按钮来将公文退回给发送者。
重点关注
重要的公文可以加入到重点关注公文中,在重点关注栏目中可以随时查看。
已阅
点击按钮“”,会弹出设置公文已阅成功确认对话框,点击确定后,所选公文快速阅读完毕,公文状态将会转换为已阅且在已阅流程列表能看到这些快速阅读的公文。
催办设置
在已办、已阅列表中,系统提供了催办设置操作,可以对特定公文进行全程催办,也可对公文的某一步骤进行催办设置。
查询公文
系统提供对公文的一些常用查询和条件查询,在通常的使用过程中,这些快捷查询方式已经可以满足一般的办公要求,在有些特定的情况下,我们可能用到高级查询,高级查询窗口中可设置的条件更加精确。
进入公文处理界面后的操作
公文基本处理
表单日志
公文在流转过程中所有在表单上的任一栏目或区域修改的过程及内容,可以通过表单日志来查看。
归知识库
如果公文处理过程中,如果发现公文的内容具有代表性,在公文打开窗口的工具栏中就会出现归知识库按钮。归入知识库的文件,可以通过两种方式处理,其一是人工归入并选择归入的目录;其二是自动归入,根据公文的类型自动归入指定分类中。例如,办公室计划审批表自动归入办公室的处室计划目录中。
保存公文
当修改了公文的内容后,包括表单的填写,正文的编辑,附件的添加,参考资料的添加等,但又不想发送到下一环节时,可以按保存按钮将当前所编辑的公文的修改结果保存下来,直接按保存即可。
打印表单
当系统管理员在后台已经定义好公文表单所对应的表单打印模板后,可以将公文的表单打印并输出,这样可以做到表单输出的格式多样。
添加正文
正文的添加方式有两种,一种是选择工具栏中的添加正文按钮,这个一般会问你是否覆盖正文,选择自己要添加的正文后,系统将内容直接读写进来。另外一个添加方法只能针对word格式的文档,通过直接插入word文档。
转文
在公文处理过程中,通常要把该公文的内容(比如表单、正文、附件)作为另起草公文的内容。转文就是把某个公文内容转成另一个公文的内容。在办文过程中,通常称它为收文转发文。在转文的过程中,有分手动转文和自动转文两种。
转办
如果用户当前将要处理的公文需要相关知情人员给予相关意见时,可以将公文转办给相关人员处理。转办只能加办本环节,在转办公文发送后,在流程日志-目标步骤显示【转办】字样;同时转办给多人时,必须所有被转办人办理后,转办人才能收到待办,被转办人办理返回给最近一级转办人,不能跨级返回。
沟通
沟通是用于通知流程流转中的相关处理人或流程外的相关处理人知会流程。
跳转
当前操作用户如果具有跳转权限,在公文打开的工具栏上会有“跳转”的按钮,当希望公文不是按正常的流程走,而是想直接送到某一步骤时,可以选择“跳转”,处理界面如下,系统将该流程的所有的步骤显示出来供用户选择。
发送
当前用户将打开的公文编辑完成后,确定不需要再修改,各种正文、附件、参考资料等已经添加完全,希望将公文发送给下一环节的用户来进行处理。
表单智能控件
外单位选择
表单的外单位选择控件提供了选择外部单位信息,这些外部单位信息在外部单位管理模块中维护。通常,外单位控件用于选择公文的“主送机关”、“抄送机关”。
编辑文号
表单的文号控件提供了自动和手工编文号的功能。文号的字号在文件号管理模块中维护,文号的顺序号可以由系统自动产生。
批示代理
批示代理是某人代理某些人输入批示内容,显示的批示内容包含了代理人信息。表单的文本批示控件提供批示代理功能,前提条件是流程的当前环节必须要有代理批示的权限。如下图所示:
手写签名
表单的手写签名控件提供了手写签字和盖章功能。
多格式正文
正文支持多种格式,如常用的WORD、WPS、还能够支持PDF、TIF、CEB等版式文件。
Word正文显示痕迹
在正文部分,系统提供了显示痕迹和隐藏痕迹的功能。公文在流转过程中,处于流转过程的用户可能会要对正文的内容增加、修改、删除,而这些修改和删除希望能保存到系统中,以方便想查看时查看。
Word格式正文的规范全文
当编辑正文时,可能是从不同的文档拷贝过来,而这些文档的相互之间的格式又不相同,势必造成正文的内容混乱,如果手工调整格式则无形中增加了工作量,为解决这个问题,系统提供了规范全文功能,并预先定义好了文档的样式,以能够帮用户自动实现格式的统一。
Word格式正文套红
正文套红是指系统根据已存在的模板自动调整word格式正文,使其以红头方式显示。用户可以自定义模板,例如平行文、上行文、函件等多种格式,在进行套红时由用户自行选择。系统生成不同格式的红头文件。
TIF格式正文
Tif格式正文是通过扫描仪把纸质的文件转成电子文件(tiff/tif文件),并把这些电子文件作为公文的正文或附件保存到系统中。
OCR全文识别
OCR全文识别是获取扫描的电子文件中文字信息,文字识别率达到%。
OCR区域识别
OCR区域识别是获取扫描的电子文件中指定区域的文字信息,并且把这些文字放到公文表单指定的控件中,文字识别率达到%。
附件
当公文有附件时,可以在公文打开窗口的右上角部分增加和删除公文的附件。
参考资料
当公文有参考资料时,可以将相关的参考资料附加到公文,和公文一起流转,并为公文的处理提供参考信息。
相关公文
如果公文是从其他公文转文而来,则源公文将自动出现在相关公文区域中,无需手工添加。同时,相关公文也允许有权限用户自主选择其他的公文,建立公文之间的关联。
公文查询
公文查询包括统一查询以及分类查询,可以根据多关键字进行组合查询。
辅助管理
流程委托授权
通常用户出差时需要把自己还没有办理的和在出差期间提交的文件给别人办理,在给别人办理后本人自己也可以自己办理或把这些文件撤回来,代理授权功能就是为满足这样的需求而开发的。代理授权提供了把各种公文模板的待办/待阅公文交给别人办理的功能,同时还提供了这些文和任务撤回来的功能。
设置了授权代理后,待办列表表现(文件标题后面增加“(已授权给 XXX 处理)”)。
常用词组管理
常用词组管理是维护和定义用户私有和公用的批示语,公用批示语由指定的管理员来维护和定义,普通用户只能维护和定义自己的批示语。在批示语使用的时候,所有用户都可以使用自己定义的和公用的。
文件号管理
文号通常被称为文件编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序号,由发文机关的字号、年份和序号组成,如“xx[]”。
文号管理是对字号及其对应的序号(序号也被称为流水号或顺序号)进行管理,管理的这些文号被表单智能中的编辑文号所引用。主要功能包括了字号定义、流水号自动增长、流水号自动清零、补号、预留号、取号等等。
l 清零:发文机关每年的顺序号都是重新从零开始的,清零功能也就是把当前的顺序号重新设置为零。
l 预留号:在获取顺序号时,不想获取指定的顺序号,这些被指定的顺序号被称为预留号。通常预留号是给纸质公文(绝密公文一般走电子系统)发文时使用的。文号预留功能是登记某个字号的预留号。
l 补号:是重新使用已经被使用过的顺序号。
l 取号:手工的方式获取当前顺序号。
行政事务
行政事务管理主要包括个人日程、领导日程、请休假管理等内容。
个人日程
个人日程主要是对个人工作安排的管理,提供了周、月、日等多种显示方式。
个人日程可以设置为私有日程或者共享日程,共享日程可由用户自定义设置。
也可以根据级别进行快捷共享设置。
领导日程
领导日程主要是记录领导一周活动安排,可以根据要求共享领导的工作安排。
日程设置
日程设置主要是设置节假日、分类以及日程开始时间等初始化的信息设置。
请休假管理
实现休假审批流程,建立每个人的休假资料库,里面有各人的休假类型,可用天数。在申请环节中,自动和申请人对应可休假条件匹配,不符条件的不予申报,休假管理部门批准时可关联查询休假资料,批准后自动扣减可用假期天数。按权限实现相关人员对申请人放假信息的查看。
休假资料库
休假资料库中记录每个用户的休假类型和可用天数,并作为基础数据,在后期用户申请休假时进行扣除计算。
请假申请
工作人员请假时,首先填写请假申请单,申请单中记录请假的原因、天数,并由系统自动计算剩余年假天数。
在申请环节中,自动和申请人对应可休假条件匹配,不符条件的不予申报,休假管理部门(政治处)批准时可关联查询休假资料,批准后自动扣减可用假期天数。
外出情况登记表
工作人员请假审批通过后,系统会自动记录在外出情况登记表中,便于相关人员查询。
请休假情况统计表
请假结果可以形成多种方式的统计表。
信息公开
信息公开中包括通知公告、图片新闻、新闻信息、规章制度、园务公开等功能。信息发布主要是对信息门户下的内容信息的查看、发布、审核、评论的统一管理。主要包括通知公告、最新信息、图片新闻、信息管理等功能。规则制度、园务公开使用资料库功能实现。
通知公告
通知公告,显示街道下通知通告内容目录下发布且当前用户拥有查看权限的信息内容。列表默认是按信息的最新发布时间来显示。
图片新闻
图片新闻支持图片的滚动展示,可显示于信息门户首页或工作平台相关内容块中。
信息查询
信息查询可分为统一查询及按分类查询两种,统一查询不区分信息所在的类别,可按照标题、发布人、发布部门等关键字进行查询。
通知管理
通知管理主要是提供对通知公告的相关管理功能,主要包括权限设置、公告模板、类型管理、通知发布及审核功能。
权限管理
权限管理中可以设置发布通知及审核通知的人员范围。
公告模板管理
对公告模板提供管理,可定义多种模板针对不同类型的公告选用不同类型的模板。
类型管理
通知类型管理主要是用于发布不同类型的通知,不同类型的通知可选择不同的通知模板。
通知发布及审核
有权限人员可以通知发布,在发布通知时可选择通知查看权限以及通知有效期。
资料库
资料库用于存储规则制度、政务公开、信息公告、同时可以将各类工作计划、政策法规、部门优秀文章材料等内容集中存储及展现。
总体要求
知识管理的特点
灵活的资料系统分类
系统可以根据需要进行分类定制,如按照业务分类,按照部门分类等。
与日常办公过程绑定
用户可以在办公过程中随时调用和查询综合资料库的内容。
完善的权限控制
针对不同的要求对资料库的各个目录、文件都可以交叉授权,提供了管理、查看、下载、打印等多种权限控制,一个人可以授予多种身份。
定制不同信息模板和发布审批流程
针对不同格式和信息表现文档,可以定义不同的信息显示模板。同时投递资料库中的信息也可以根据需要授权或审批,审批的流程可以定义。
支撑多种格式文件
知识管理能支持多种格式的文件信息,包括:TXT、HTML 、XML、Office文档、PDF等。
目录维护
资料库目录主要是完成对库中资料进行组织和分类,它的维护由指定的用户负责,即没有权限者不可维护。系统主要提供了增加、修改、删除、转移、复制和共享目录等功能。
知识管理
增加知识
用户可自行上传各种知识。
也可以直接在资料库中,直接录入资料。
资料转移
知识转移是把某些知识从一个专题目录剪贴到另一个专题目录下。注:用户必须拥护转移的目标专题目录的新增知识的权限并且非个人资料中的知识不能转移到个人资料库中。
授权管理
针对不同的要求对资料库的各个目录、文件都可以交叉授权,提供了管理、查看、下载、打印等多种权限控制,一个人可以授予多种身份。
知识查询
对知识库中的资料进行查询,根据关键字查询主要是对专题目录名称和资料标题进行模糊查询。输入查询条件值:专题名称或知识标题,然后点击按钮“查询”。
公文归知识库
在公文办理过程中,用户根据权限可将公文归入知识库。
沟通交流
通讯录
通讯录包括单位内部通讯录、个人通讯录以及外部单位相关人员通讯录三大类,以名片形式展现联系人的信息。同时支持联系人的分组及导出功能。
内部邮件
内部邮件用于单位内部人员之间相互的邮件沟通交流,邮件可分类存放,并可对重要邮件增加关注。邮件支持回复及转发功能。
外部邮件
可挂接外部邮箱,通过关联邮箱设置,实现多个邮箱的一键式登录。
短信发送
通过对接的短信平台,实现短信的直接发送。短信的接收人包括系统内用户及手工录入的短信号码。
工作协作
工作协作为单位用户提供了一个沟通交流的平台,每个用户均可在工作协作中提出问题,其他用户可以对此问题进行回答,回答的答案被采纳后,问题可以完结。
个人自助
我的私有组
私有组可以定义个人在审批中经常的角色群体,定义后可以在审批、发送短信、发送内部邮件时调用。
个人信息
个人信息用于个人用户维护本人的相关联系信息,信息维护后可自动同步至用户管理中。同时公开的信息可在通讯录中查看。
密码修改
修改密码为个人提供了系统密码修改的功能。
个人常用词条
常用词条分为个人和公有词条二种。个人词条在流转审批中,个人可使用已定义的私有词条来充当常用批示用于,并可以自行定义。
公有常用词条在流转审批中,所有人均可使用已定义的词条来充当常用批示用于,并可以由管理员进行定义。
个人图章管理
系统支持在流转审批中使用个人图章,并可以进行维护和管理,系统显示的本人所有个人图章。
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