1)文字信息:“入库”,“已到货并入库”
2)库存管理 -> ERP采购入库单 -> 拷贝订单或到货单生成(“生单”)/ 直接录入 -> 确认生单 -> 审核
(生单步骤:根据订单或到货单,视具体订单信息而定 -> 过滤 -> 选择所需订单 -> 显示表体 -> 根据所显示的具体订单信息选择所需订单的入库仓库 -> 修改入库时间 -> 确定)
(确定无下游单据,如ERP采购发票)弃审 -> 修改 -> 保存 -> 审核
(已生成下游单据)先删除下游单据 -> 弃审 -> 修改 -> 保存 -> 审核
1)文字信息:“发票”,由供应商出具
2)性质分类:蓝字发票(正值)、红字发票(负值,如退货)
3)类型分类:增值税专用发票(ERP采购专用发票)、普通发票(普通发票)、运费发票
(手工录入,不能抵扣进项税即0税率)
4)“增加”一张新的发票 -> 可由ERP采购订单或ERP采购入库单拷贝生成 -> 确定 -> 保存
1)意义:ERP采购报账,核算ERP采购入库成本,记载入库记录是否=ERP采购发票记录?
2)分类:自动结算和手工结算两种;
自动结算:选择相应的结算模式(入库单和发票、红蓝入库单和红蓝发票)-> 确定
手工结算:有刷入(入库票)和刷票(发票)——运费发票(分摊)
3)只能在“结算单列表”中查询或删除所需的结算单
1)在“存货核算”子系统内
2)“记账”是为了确认ERP采购成本
3)“业务核算” -> “正常单据记账”-> “记账” -> 退出 -> “财务核算” ->“生成凭证”(转账凭证)
1)结算后的发票自动传递到应付款管理系统
2)“应付单据审核”(如无发票问题,“重注册”刷新)-> “审核” -> “制单处理”(发票制单、应付款制单、现结制单) -> “生成凭证”(转账凭证、付款凭证(现结))-> “保存”(已生成)
一、 ERP采购基础数据
采购基础数据管理是采购各项业务能够顺利实施的基础,包括采购员、合同类型定义、供应商类别定义,折扣公式设置。
二、 ERP采购需求管理
采购需求管理是采购计划管理的前期准备、数据来源,收集到的各部门的采购申请将会提供给采购计划管理中的滚动计划,经过汇总得到采购计划,作为采购计划的制定依据。
1. 制定采购需求:输入采购需求,为采购计划做准备。提交审批后不允许做任何操作,只能查询,提交前可以进行修改、删除操作。
2. ERP采购需求审批:根据选定的审批流程进行各个环节的审批,可以自定义审批流程,审核时选择同意转入下一个环节进行审批,选择不同意则返回到指定人手中进行修改,审核过程中,如果前一个人没有通过审核,则不能进行下一个人的审批。
3. ERP采购需求查询:按照不同的条件组合查询需求情况。
三、 ERP采购计划管理
采购计划是根据车间的需求计划、当前原材料的库存和当前市场的价格情况而制订出来的。经过相关领导审批通过后,采购员根据采购计划进行采购。
1. 输入采购计划:对于原燃材料采购计划,根据生产计划原料消耗情况,汇总原燃材料的需求情况,生成采购计划,对于备品备件,根据车间需求计划情况,汇总生成采购计划,输入采购计划过程中,可以修改采购数量。提交审批后不允许做任何操作,只能查询,提交前可以进行修改、删除操作。
2. ERP采购计划审批:根据选定的审批流程进行各个环节的审批,可以自定义审批流程,审核时选择同意转入下一个环节进行审批,选择不同意则返回到指定人手中进行修改,审核过程中,如果前一个人没有通过审核,则不能进行下一个人的审批。
3. ERP采购计划查询:按照不同的条件组合查询需求情况。
四、 ERP采购作业
计划员根据审核通过的计划单,将采购单分配给采购员进行采购,采购员随时可以查看到分配给自己的采购任务。
1. ERP采购计划分配:将审核通过的采购计划下达给采购员进行采购,首先选取采购员,下达后采购员就会看到下达给自己的计划,对于下达给别人的计划自己是无权查询的。
2. ERP采购作业查询:采购员可以查询自己的所有采购任务,上级领导可以查询所有采购员的采购任务分配情况。
五、 ERP采购合同管理
采购员或者计划员制定初步采购合同,在相关负责人审核后形成采购合同,采购过程按照合同进行。采购合同是企业与供应商签订的供货合约,对于采购过程发生问题的采购可以终止或者冻结采购合同的执行。
1. 合同模版输入:将合同中经常用的固定的条款进行定义,在生成合同的时候可以选择具体模版,详细内容只需在模版空白处填写即可。
2. ERP采购合同输入:选择相应的合同模版,输入具体条款内容,草拟合同,合同中针对不同的供应商、品种,有不同的质量要求和扣罚标准,为材料结算做依据。提交审批后不允许做任何操作,只能查询,提交前可以进行修改、删除操作。
3. 根据选定的审批流程进行各个环节的审批,可以自定义审批流程,审核时选择同意转入下一个环节进行审批,选择不同意则返回到指定人手中进行修改,审核过程中,如果前一个人没有通过审核,则不能进行下一个人的审批。
4. 合同冻结、作废:将采购过程中发生问题供应商的合同进行冻结或者作废,冻结针对临时性问题,作废针对永久性问题,冻结或作废后的合同不允许做任何操作,只可以查询。
5. ERP采购合同解冻:对已经解决问题的采购合同进行解冻处理,解冻后的采购合同可以进行其他未完成的操作。
6. ERP采购合同查询:按照不同的条件组合查询合同情况。
7. ERP采购合同台帐:按照不同的条件组合查询合同的执行情况,包括合同明细,采购历史,材料进厂情况。
六、 进厂通知单
1、通知单输入:供货合同签订后由采购人员录入材料进厂通知单。内容包括原料名称、供货单位名称、运输单位名称、矿点、车种、车号信息。
七、 供应商管理
管理各个供应商的详细资料,维护供应商的基本资料、联系人等静态数据,方便采购员采购原材料以及对供应商的有效管理。
1. 供应商考察:根据设定的供应商考察规则确认质量情况,由各部门人员对供应商进行评定过程。
2. 合格供应商评定:根据化验室对供应商供应的物料的检测和采购部门的供方考察报告,生成合格供方评价表,提交各部门审定,以确定是否成为合格供应商。
3. 供应商重新评审:对在供应过程中连续出现多次的供应商进行重新评审,由质量部门出具新的质量检验报告,车间提供的使用该供应商物料的评价,来重新评审该供应商是否合格供应商。
4. 输入供应商档案:录入供应商的基本信息,包括档案信息,详细信息,联系人信息,银行帐号信息等。
5. 供应商查询:查询供应商的档案信息、签订合同、材料进厂、材料结算的信息。
八、 供应商门户管理
1、供求信息输入:采购员根据采购任务单编制采购询价单并提交到供应商门户,采购询价单网上公开发布,所有合格供应商都有权查询询价系统。取消供货资格的单位无法登录询价系统,暂停供货的单位在网上无法看到询价单。
2、供应商管理:对在门户注册的供应商进行管理。可以设置该供应商是否为合格供货单位。
3、供应商报价管理:经过注册后的合格供货单位可以直接在网上进行报价,不合格的供货单位可以取销供货资格或暂停报价资格,报价根据供求信息时间需求,在规定时间内,任何人员都不可查询供应商报价信息,规定时间过后,相关人员可以自由查询供应商报价信息,但对比较紧急的采购事项,有权限的人员可以提前解除报价锁定,提前查询供应商报价信息。
4、中标通知:根据报价单由采购人员生成采购订单,发送给中标单位,通知供货单位谈判合同等信息。
5、供应信息查询:供应商可以通过供应商门户查询到相关的报价、材料进厂以及结算情况,供应商只能查询到与自己有关的信息,不能查询到其他供应商的相关信息。
6、报价查询:各公司有权限人员可以查询所有供应商在门户的报价情况,分报价时间、供应商、品种查询报价信息,可以比较同一供应商同一品种给不同分厂的报价信息。
九、 ERP采购员管理
管理采购员档案和采购历史资料。
1. ERP采购员档案输入:输入采购员的基本信息。
1. 原料进厂日报表
根据不同原料、不同供应商查询每日进厂数量。
2. 原料进厂查询
根据不同原料,不同供应商、不同时期查询进厂数量,汇总进厂数量。
3. 计划采购与实际进厂比较表
根据每日进厂数汇总出当月采购情况,比较计划采购的数量与同期实际采购的数量的差额,便于采购员查看合同执行情况。
4. 供应商资料查询
查询统计供应商的具体资料,如供应的物料,产地、供货能力、信用等级等情况。